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GED: Gestion électronique des documents

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gestion électronique des documents

 

Qu’est-ce qu’une gestion électronique de document (GED) ?

La gestion électronique de documents ou GED (aussi appelée GEID – gestion électronique de l’information et des documents) recouvre tous les processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. ELLE met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (la numérisation de masse de documents papiers), de stockage et d’archivage et d’utilisation des documents.

La GED participe aux processus de :

  • Emmagasiner de grandes quantités d’informations sur des volumes de faibles dimensions
  • Dupliquer exactement et facilement les informations numériques
  • Distribuer largement les informations grâce aux réseaux informatiques
  • Utilisation des documents (accès, navigation, recherche, consultation des documents)
  • Travail collaboratif
  • Traçabilité
  • Sécurité
  • Reporting et statistiques

La GED prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage et selon différentes versions.

Quelques chiffres sur le coût du papier et de sa gestion

En 2013, en France, le coût du papier et de sa gestion pour une entreprise ou une administration représente 85 kg de papier consommés par an et par salarié (soit environ 3 ramettes par mois). Ce qui équivaut à un coût de 25 000 HT € (environ 275 000 HT MAD) par an pour une entreprise ou une administration d’une centaine de personnes. Les impressions inutiles (oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture) représenteraient un coût annuel de 400 millions €. Le coût pour retrouver un document, mal classé ou perdu, est autour de 90€ (environ 1000 MAD) et pour reproduire un document perdu est de 180€ (environ 1900 MAD) environ. Les collaborateurs d’une entreprise passent en moyenne  5 à 15 % de leur temps à lire des informations relatives à leur métier, mais jusqu’à 50% à les chercher.

Quels sont les bénéfices d’une GED ?

Toujours en France et en 2013, la GED peut faire gagner jusqu’à 10 à 20 % (selon les études menées) en efficacité de travail. Les temps de recherche et de diffusion de l’information sont de l’ordre des secondes. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50 % de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s’il s’agit d’une recherche d’archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90 %. La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. Le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu’un seul serveur à administrer.

 


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